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利用マニュアル（ユーザー向け）

Flat Chatの使い方をご案内します

システム概要

本システムは、AIチャットボットを活用した問い合わせ対応システムです。ユーザーは以下の機能を利用できます：

チャット機能

AIチャットボットとの対話

問い合わせ機能

管理者への問い合わせ

問い合わせ履歴

過去の問い合わせの確認

ログイン方法

  1. 1システムにアクセスします(管理者から共有されたアクセス先をブラウザで開く)
  2. 2「Googleでログイン」ボタンをクリックします
  3. 3Googleアカウントでログインします
  4. 4初回ログイン時は、管理者によって事前に登録されている必要があります
  5. 5ログインが完了すると、ホーム画面が表示されます

注意事項

  • • 初回ログイン時は、システム管理者によってユーザー情報が事前に登録されている必要があります
  • • ログインできない場合は、システム管理者にご連絡ください

主要機能一覧

1チャット機能

  • •AIチャットボットとの対話
  • •チャットルームの選択
  • •チャット履歴の確認

2問い合わせ機能

  • •管理者への問い合わせの作成
  • •問い合わせ履歴の確認
  • •問い合わせへの回答の確認

機能詳細

1. チャット機能

チャットルームの選択

  1. 1.ホーム画面またはチャット画面から、利用可能なチャットルーム一覧を確認します
  2. 2.チャットルームを選択します
  3. 3.チャットルームの説明を確認します
注意: アクセス権限が設定されているチャットルームのみが表示されます。

AIチャットボットとの対話

  1. 1.チャットルームを開きます
  2. 2.画面下部の入力欄に質問を入力します
  3. 3.「送信」ボタンをクリックするか、Enterキーを押します
  4. 4.AIチャットボットが回答を生成します（数秒かかる場合があります）
  5. 5.回答を確認し、必要に応じて追加の質問を入力します

2. 問い合わせ機能

問い合わせの作成

  1. 1.ホーム画面または問い合わせ画面から「新規問い合わせ」ボタンをクリックします
  2. 2.以下の情報を入力します：
    • • チャットルーム（問い合わせに関連するチャットルームを選択）
    • • 件名
    • • 質問内容
    • • 備考（オプション）
  3. 3.「送信」ボタンをクリックして問い合わせを送信します
注意: 問い合わせは、管理者が確認して回答します。回答が届くまでに時間がかかる場合があります。

問い合わせ履歴の確認

  1. 1.問い合わせ画面から「問い合わせ履歴」にアクセスします
  2. 2.過去の問い合わせ一覧が表示されます
  3. 3.各問い合わせには以下の情報が表示されます：
    • • 件名
    • • 質問内容
    • • 作成日時
    • • ステータス（未回答・回答済みなど）

問い合わせ詳細の確認

  1. 1.問い合わせ一覧から確認したい問い合わせを選択します
  2. 2.問い合わせ詳細画面が開きます
  3. 3.以下の情報が確認できます：
    • • 件名
    • • 質問内容
    • • 作成日時
    • • 管理者からの回答（回答がある場合）
    • • 回答日時

追加の質問

  1. 1.問い合わせ詳細画面で、既存の問い合わせに対して追加の質問を送信できます
  2. 2.「追加の質問を送信」ボタンをクリックします
  3. 3.質問内容を入力します
  4. 4.「送信」ボタンをクリックして送信します

利用の流れ

初回利用時

ログイン

  • • Googleアカウントでログインします
  • • 初回ログイン時は、管理者によってユーザーが登録されている必要があります

チャットルームの確認

  • • ホーム画面で、利用可能なチャットルームを確認します
  • • チャットルームの説明を読んで、目的に合ったチャットルームを選択します

チャットの開始

  • • チャットルームを開いて、AIチャットボットとの対話を開始します

日常的な利用の流れ

チャットでの質問

  • • チャットルームで質問を入力します
  • • AIチャットボットが回答を生成します
  • • 回答を確認し、必要に応じて追加の質問をします

よくある質問の活用

  • • よくある質問を確認して、関連する質問を選択します
  • • よくある質問から質問を送信すると、AIチャットボットが回答を返します

問い合わせの作成（必要に応じて）

  • • AIチャットボットで解決できない場合、管理者に問い合わせを作成します
  • • 問い合わせには、件名と質問内容を入力します

問い合わせ履歴の確認

  • • 定期的に問い合わせ履歴を確認します
  • • 管理者からの回答を確認します

注意事項

チャット機能について

  • •AIチャットボットの回答は、登録されているQAナレッジに基づいて生成されます
  • •回答が不適切な場合や、質問に答えられない場合は、管理者に問い合わせを作成してください
  • •チャット履歴は、チャットルームごとに保存されます

問い合わせ機能について

  • •問い合わせは、管理者が確認して回答します
  • •回答が届くまでに時間がかかる場合があります
  • •緊急の場合は、別の方法で連絡してください

セキュリティについて

  • •ログイン情報は適切に管理してください
  • •他のユーザーとアカウントを共有しないでください
  • •ログアウトする際は、必ずログアウトボタンをクリックしてください

用語集

チャットルーム
AIチャットボットとの対話を行うためのスペース。用途ごとに分かれています。
QAナレッジ
よくある質問と回答のデータベース。AIチャットボットが回答を生成するために使用されます。
問い合わせ
管理者への質問や要望を送信する機能。
アクセス権限
チャットルームにアクセスできる権限。
プロンプト
AIチャットボットに指示を与えるためのテキスト。

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